Randvoorwaarden/uitgangspunten:

1.  Het bestuur functioneert onafhankelijk en behartigt op evenwichtige wijze
     de belangen van alle belanghebbenden.

Toelichting: ieder bestuurslid richt zich bij de vervulling van zijn taak naar de belangen van alle belanghebbenden, ongeacht het feit of hij een werkgevers- of werknemerszetel inneemt.
Het bestuur komt dusdanig vaak bijeen dat het pensioenfonds op een effectieve manier wordt bestuurd en dat tijdig en adequaat op nieuwe ontwikkelingen wordt ingespeeld.

2.  De onafhankelijkheid van personen die werkzaam zijn bij het
     pensioenfonds is gewaarborgd.

Toelichting: degenen die belast zijn met de uitvoering (zowel de medewerkers van het fonds als die van de uitvoeringsorganisatie) richten zich op het belang van het pensioenfonds. Indien zij tevens een dienstverband hebben met de werkgever, zorgt het bestuur er voor dat, voorzover het de werkzaamheden bij het fonds betreft, de onafhankelijkheid van de werknemer in een instructie of reglement is geregeld.

3.  Het bestuur toetst de afspraken tussen werkgever en werknemer op
     rechtmatigheid, financierbaarheid en uitvoerbaarheid van de
     pensioenregeling, voordat die van kracht wordt.

Toelichting: binnen het arbeidsvoorwaardenoverleg, waarin het bestuur geen directe gesprekspartner is, wordt de inhoud van de pensioenregeling bepaald. Het bestuur toetst het resultaat van dat overleg op de rechtmatigheid, de financierbaarheid en de uitvoerbaarheid ervan. Om deze reden is het noodzakelijk dat het fonds er voor zorgt tijdig op de hoogte te zijn van hetgeen in het overleg wordt afgesproken. Als het bestuur tot de conclusie komt dat het de regeling niet 'voor zijn rekening' kan nemen, geeft het hierover een negatief advies af en, in het uiterste geval, weigert het de regeling uit te voeren. Het bestuur is onafhankelijk en heeft hier een eigen verantwoordelijkheid.

4.  Bestuursleden en medewerkers van het pensioenfonds handelen
     overeenkomstig de wettelijk voorgeschreven gedragscode.

Toelichting: ter voorkoming van (de schijn van) belangenconflicten, misbruik en oneigenlijk gebruik van de bij het pensioenfonds aanwezige informatie, houden bestuursleden en medewerkers zich aan de voorschriften van de gedragscode. Zij dienen deze code te ondertekenen en daarnaar te handelen.

5.  De uitvoering van de compliance en de rapportage daarover is goed en duidelijk geregeld.

Toelichting: het bestuur stelt een compliance-regeling op met als doel de naleving van zowel de binnen het fonds geldende gedragscode als van de interne (bijvoorbeeld beleggingsrichtlijnen) en externe regelingen.

6.  Het pensioenfonds gaat vertrouwelijk om met gegevens van individuele deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden.

Toelichting: het pensioenfonds beschikt over informatie van deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden die betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer. Het pensioenfonds gaat hiermee met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om en neemt de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens in acht.

Bestuur

7.  De benoemingsprocedure en de zittingstermijn van de bestuursleden
     zijn in de statuten geregeld.

Toelichting: het bestuur is het besluitvormende orgaan van het pensioenfonds. De zittingstermijn en de benoemingsprocedure moeten duidelijk vastgelegd zijn.  Automatische herbenoemingen zijn niet gewenst; alvorens een bestuurslid wordt herbenoemd, vindt een evaluatie van zijn functioneren plaats. Ten aanzien van de zittingstermijn kan een rooster van aftreden worden gehanteerd.

8.  Er is voorzien in een procedure bij disfunctioneren van een bestuurslid.

Toelichting: indien een bestuurslid niet naar behoren functioneert, moet het bestuur maatregelen (variërend van een waarschuwing tot beëindiging van het  bestuurslidmaatschap) kunnen nemen. Aanbevolen wordt deze procedure vast te leggen in de statuten.

9.  De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en eventuele andere organen binnen het pensioenfonds zijn duidelijk en aan de belanghebbenden bekend.

Toelichting: de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en eventuele andere organen van het fonds zijn goed vastgelegd en worden helder gecommuniceerd.
Eventuele bijzondere rechten en plichten van de werkgever, de werknemers of de deelnemersraad (bijvoorbeeld instemmings- of goedkeuringsrecht) moeten uitdrukkelijk zijn vastgelegd.

Daarnaast is de informatie hierover toegankelijk voor de deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden, bijvoorbeeld via het jaarverslag of de website.

10. Bestuursleden krijgen faciliteiten om hun taak goed te vervullen en hen
      komt een redelijke compensatie toe voor hun werkzaamheden ten
      behoeve van het pensioenfonds.

Toelichting: een bestuurslidmaatschap van een pensioenfonds kost tijd en inspanning en brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Bestuursleden ontvangen daarom een redelijke vergoeding voor de werkzaamheden.
Deze vergoeding kan bestaan uit een vrijstelling van de normale werkzaamheden door de werkgever, extra vrije dagen, een geldelijke vergoeding of anderszins.
Daarnaast wordt het bestuurslid in staat gesteld om opleidingen te volgen en congressen, themadagen enz. te bezoeken zodat hij zijn kennisniveau op peil houdt.

11. Alle bestuursleden hebben tenminste basiskennis van alle activiteiten-
      gebieden van het fonds. Bovendien houden zij hun kennis op peil.

Toelichting: naast het voldoen aan de deskundigheidstoetsing van het bestuur als college, dient elke bestuurder basiskennis van ieder te toetsen onderdeel van het deskundigheidsplan te hebben. Een planmatige aanpak bij het vergroten en handhaven van de deskundigheid is wenselijk. Het bestuur maakt een profiel van de specifieke expertise die in het bestuur vereist is.
Regelmatig beoordeelt het bestuur of zijn samenstelling nog voldoet aan de eisen van het profiel; deze beoordeling vindt eveneens plaats bij een wijziging van de bestuurssamenstelling. Het is gewenst dat er periodiek in de bestuursvergaderingen actuele ontwikkelingen op pensioen- en beleggingsbeleid aan de orde komen.

12. Het bestuur draagt zorg voor de handhaving van het vertrouwen in het pensioenfonds.

Toelichting: het bestuur trekt zich kritiek op het pensioenfonds en haar beleid serieus aan en handelt op grond van zijn verantwoordelijkheid. Het bestuur doet alles wat gedaan moet worden voor de handhaving van het vertrouwen in het pensioenfonds en de pensioensector.

Organisatie/uitvoering

13. Het bestuur treft maatregelen om ervoor te zorgen dat hetgeen voor een
      goede uitvoering van de pensioenregeling noodzakelijk is, ook
      daadwerkelijk gebeurt.

Toelichting: maatregelen zijn onder meer het aan andere personen, organen en commissies (bijvoorbeeld beleggingscommissies) toekennen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, het beschrijven van procedures en het zorgdragen voor een goede informatievoorziening. Deze maatregelen worden inzichtelijk vastgelegd en de naleving ervan wordt bewaakt. De vastgelegde maatregelen worden stelselmatig geactualiseerd.

14. De beleidsbepaling en besluitvorming zijn zorgvuldig en worden helder
      vastgelegd.

Toelichting: het bestuur van het fonds heeft een belangrijke taak: een goede uitvoering van de pensioenregeling en een verantwoord beheer van het vermogen. Het bestuur dient zich dan ook gedegen voor te bereiden op de te nemen besluiten; een goede oriëntatie vooraf, een gedegen bespreking en heldere vastlegging in notulen zijn onontbeerlijk.

15. Uitbestede werkzaamheden zijn beheersbaar en controleerbaar.
      De kwaliteit van de uitvoeringsorganisatie is gewaarborgd.

Toelichting: het bestuur zorgt er voor dat het overzicht houdt over zaken waar het verantwoordelijk voor is. Ook moet het bestuur oog hebben voor de kwaliteit en continuïteit van de organisatie waaraan het zaken uitbesteedt.

16. De kwaliteit en onafhankelijkheid van externe adviseurs worden
      getoetst.

Toelichting: het bestuur ziet er op toe dat de kwaliteit en onafhankelijkheid van externe adviseurs gewaarborgd zijn. Het bestuur stelt selectiecriteria vast, beoordeelt bij het inschakelen van de adviseur of deze daaraan voldoet, motiveert de keuze voor een bepaalde adviseur en evalueert regelmatig of de adviseur aan de gestelde criteria voldoet.

17. Het fonds beschikt over een adequate klachtenprocedure

Toelichting: het fonds heeft een interne klachtenprocedure die waarborgt dat er een mogelijkheid van revisie is van bestuursbesluiten. Indien daadwerkelijk een revisie  van een eerder genomen besluit plaatsvindt, worden passende maatregelen genomen om herhaling in vergelijkbare situaties te voorkomen.

Communicatie

18. Alle deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden krijgen
      ruim de gelegenheid om kennis te nemen van de voor hen relevante 
      documenten binnen het fonds.

Toelichting: de statuten, het reglement en de financieringsregeling vormen de basis van de pensioentoezegging. Het is van het grootste belang dat de belanghebbenden kennis nemen van deze stukken én de inhoud begrijpen. Het gaat hier evenwel om juridische documenten met een taalgebruik dat voor de belanghebbenden vaak lastig is. Het kan daarom nodig zijn dat er 'populaire' versies van deze documenten worden gemaakt.

19. Tenminste één keer per jaar geeft het bestuur over het gevoerde en
      voorgenomen beleid een toelichting aan de deelnemers, gewezen
      deelnemers en gepensioneerden.

Toelichting: het jaarverslag bevat een verantwoording van het gevoerde beleid. Hierbij wordt tenminste ingegaan op het beleggingsbeleid, het financieringsbeleid, het indexeringsbeleid en de uitvoeringskosten. Tevens geeft het bestuur zijn visie op de langere termijn. Aanbevolen wordt een populaire versie van het bestuursverslag te maken, bijvoorbeeld in een periodiek voor deelnemers en gepensioneerden.

20. De deelnemer krijgt pro-actief en periodiek informatie over de
      financiële situatie van het pensioenfonds.

Toelichting: het pensioenfonds geeft regelmatig begrijpelijke informatie over de financiële situatie. Deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden hebben op eenvoudige wijze toegang tot deze informatie, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven of door publicatie op de website van het pensioenfonds.

21. Het is voor de deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden
      eenvoudig mogelijk om inlichtingen te krijgen over hun individuele
      situatie.

Toelichting: informatie over de eigen situatie wordt op vertrouwelijke wijze verstrekt. Als geen direct antwoord mogelijk is, wordt zo snel mogelijk duidelijk gemaakt hoe en op welke termijn de vragen worden beantwoord. De verstrekte informatie is duidelijk en begrijpelijk. Alle informatie van het pensioenfonds is herkenbaar als uiting van het fonds. Aanbevolen wordt een eenduidige stijl voor alle correspondentie te hanteren. In het jaarverslag komt aan de orde op welke manier het fonds communiceert. Communicatie kan variëren van het hebben van een helpdesk, een financiële bijsluiter op het aanvullende pensioenterrein, periodieke nieuwsbrieven tot het houden van informatiebijeenkomsten. Er is in dit kader geen unieke 'best-practice'. Elk pensioenfonds heeft een eigen, specifiek communicatieplan dat periodiek wordt geëvalueerd.

Evaluatie/beoordeling.

22. Het bestuur evalueert regelmatig zijn eigen functioneren en beleid
      alsmede de uitvoering van het reglement en het beleid van de
      uitvoeringsorganisatie

Toelichting: het bestuur doet regelmatig onderzoek naar zijn functioneren. Dit onderzoek heeft onder andere betrekking op het beleid, de communicatie, de behaalde prestaties, de kwaliteit van de dienstverlening, de eigen deskundigheid en de kosten van uitvoering. Het laten meten van de eigen prestaties ten opzichte van anderen en het onderzoeken van de klanttevredenheid kunnen een rol vervullen bij dit onderzoek.

23. Het bestuur toetst of de bovenstaande aanbevelingen zijn opgevolgd
      en neemt zonodig maatregelen om deze alsnog te implementeren.

Toelichting: OPF beschouwt de bovenstaande aanbevelingen als een minimum voor een goed ensioenfonds bestuur. Het bestuur zorgt ervoor dat de aanbevelingen in praktijk worden gebracht. Natuurlijk kan ieder bestuur besluiten verdergaande maatregelen nemen.

24. Het bestuur besteedt in het jaarverslag aandacht aan de invulling van
      Goed Pensioenfonds Bestuur.

vastgesteld door het Algemeen Bestuur OPF / april 2004